Kar amacı gütmeyen kuruluşların ilanlarını paylaşarak gönüllülerden yardım talep etmelerini ve bu başvuruları etkili bir şekilde yönetmelerini sağlayacaktır. Organizasyonlar genellikle gönüllü yönetimi ve ilan süreçlerini Google formlar veya Excel dosyaları üzerinden yürütüyor. Bu yöntemlerin sürdürülebilir olmadığı göz önünde bulundurularak, İlan Yönetimi özelliği ile daha yapılandırılmış, takip edilebilir ve etkili bir çözüm sunmayı amaçlıyoruz.
İlan Yönetimi Özelliğinin Doğuşu ve Amacı
Mevcut Problemler
Kar amacı gütmeyen organizasyonlar, gönüllü ilanlarını paylaşma ve yönetme süreçlerinde zorluklar yaşamaktadır. Genelde gönüllü ilanları, etkinlik çağrıları gibi süreçler Google formlar ve Excel dosyaları ile yürütülmektedir. Ancak, bu yöntemlerin sürdürülebilirliği düşük ve yönetimi zordur. Bilgi takibi ve başvuruların kontrolü zamanla karmaşık bir hal alabilir.
İlan Yönetiminin Amacı
AYS’nin İlan Yönetimi özelliği, bu zorlukları ortadan kaldırmayı ve kar amacı gütmeyen oluşumların gönüllü ilanlarını kolayca oluşturmasını, yönetmesini ve gönüllü başvurularını daha etkili bir şekilde kontrol etmesini sağlamayı amaçlar. Afet sonrası destek arayan gönüllüler için ilanlar açılabileceği gibi, çeşitli etkinlikler ve organizasyonlar için de gönüllü talepleri oluşturulabilir. Bu sistem, gönüllülerin ve kurumların birbirine ulaşmasını sağlayan bir köprü görevi görecektir.
İlan Yönetimi Nasıl Çalışır?
İlan Yönetimi özelliği, AYS’nin mevcut iki ana paneli olan Kullanıcı Karşılama Paneli ve Yönetim Paneli üzerinden işleyecek şekilde tasarlanmıştır.
Kullanıcı Karşılama Paneli (Landing Sayfası)
Kullanıcı Karşılama Paneli, tüm ilanların kullanıcıya sunulduğu, gönüllülerin ilanları görüp başvurabileceği herkese açık bir paneldir. Bu sayfa, gönüllülerin hangi ilanlara başvurabileceklerini ve ne tür görevlerin olduğunu listeleyen bir alan olacaktır.
İlanlar Nasıl Görünecek?: İlanlar, her kurum için ayrı bir bölümde listelenecek. Böylece kullanıcılar, hangi kurumun hangi tür gönüllü ilanı açtığını kolayca görebilecekler.
Başvuru Süreci: İlgili ilana başvurmak isteyen kullanıcı, başvuru yaparken sistemde daha önce kayıtlı olup olmadığını kontrol edecek. Eğer kayıtlıysa yalnızca e-posta adresi ile başvuru yapılacak. Kayıtlı değilse, diğer gerekli bilgiler de toplanarak kullanıcı sisteme kayıt edilecek ve başvurusu işleme alınacaktır.
Kurum Bazlı İlan Listesi: İlanlar, kullanıcı karşılama panelinde kurum bazlı listelenecek. Bu sayede, kullanıcılar belirli bir kuruma ait tüm ilanları bir arada görebilecek ve başvurularını yapabilecektir. Her bir kurum, kendine ait bir bölümde ilanlarını paylaşacak ve gönüllüler buradan başvuru yapabilecektir.
Yönetim Paneli (Institution Paneli)
Yönetim Paneli, kar amacı gütmeyen kuruluşların ilanlarını oluşturup yönetebildiği, başvuruları değerlendirdiği ve karar verdiği özel bir paneldir. İlan açma ve başvuru süreçlerinin yönetimi tamamen bu panel üzerinden yürütülecektir.
İlan Oluşturma: Kurumlar, yönetim panelinden kolayca gönüllü ilanları açabilir. İlanın başlığı, açıklaması, kaç kişinin katılabileceği, kontenjan durumu gibi bilgiler burada yer alır.
Başvuru Yönetimi: İlanlara yapılan başvurular burada listelenecek ve başvurular kurum tarafından onaylanacak ya da reddedilecektir. Başvurular onaylandığında ya da reddedildiğinde, gönüllüye otomatik olarak e-posta ile bildirim gönderilecektir.
İlan Geçmişi ve Takip: Başvuruların geçmişi sistemde saklanacak, gönüllülerin önceki başvuruları ve ilgili organizasyonlarla olan geçmişi kolayca takip edilebilecektir. Bu sayede ilerleyen dönemlerde gönüllüler hakkında daha fazla bilgi sahibi olunacak ve sürecin takibi kolaylaştırılacaktır.
İlan Yönetimi sürecinde her ilan, kapsamlı bilgi içerecek şekilde tasarlanacaktır. İlan detayları hem gönüllülerin hem de kurumların ihtiyaçlarını karşılayacak verileri içerir.
Onay ve Red Mekanizması
Başvuru süreci tamamlandığında, her başvuru kurum tarafından incelenecek ve sonuçlandırılacaktır. Onay ya da red süreci şu şekilde işleyecektir:
Başvuru İncelemesi: Başvurular, yönetim paneli üzerinden takip edilerek kurum yetkilileri tarafından incelenir.
Onay ya da Red: Gönüllü başvurusu, kurum tarafından onaylandığında veya reddedildiğinde, gönüllüye otomatik olarak bir e-posta ile geri bildirimde bulunulacaktır. Bu sayede gönüllüler, başvurularının durumu hakkında sürekli bilgilendirilir.
Gelecek Geliştirmeler
İlan Yönetimi özelliği, MVP sürecinden sonra geliştirilmeye ve iyileştirilmeye devam edilecektir. Görsel iyileştirmeler ve kullanıcı deneyimi artırmaya yönelik yeni özellikler eklenerek, gönüllülerin ve kurumların platformu daha etkili bir şekilde kullanmaları sağlanacaktır. Kullanıcı karşılama paneli üzerindeki ilanların daha çekici ve kullanılabilir hale getirilmesi planlanmaktadır.
İlan Yönetimi Özelliğinin Avantajları
Kolay Başvuru Süreci
Google formlar veya Excel dosyaları üzerinden yürütülen süreçlerin aksine, İlan Yönetimi süreci tamamen dijitalleşmiş, organize edilmiş ve kullanıcı dostu bir yapıya sahiptir. Gönüllüler, tek bir platform üzerinden tüm süreci yönetebilir ve başvurularını kolayca gerçekleştirebilir.
İlan Geçmişi ve Takip
Gönüllülerin geçmiş başvuruları ve katıldıkları organizasyonlar sistemde saklanacak, bu da gönüllülerin uzun vadeli katılımlarını ve katkılarını daha iyi analiz etmeyi sağlayacaktır. Kurumlar da başvuru yapan gönüllülerin geçmişini görerek daha bilinçli kararlar alabilirler.
Daha Verimli Gönüllü Yönetimi
Sistem, kurumların gönüllü taleplerini ve başvuruları daha düzenli ve verimli bir şekilde yönetmesini sağlar. Bu da süreçlerin hızlanmasına ve daha fazla gönüllünün doğru yerlere yönlendirilmesine olanak tanır.
İlan Yönetimi özelliği, AYS platformunun gönüllü ve kurumlar arasındaki etkileşimi daha etkin bir hale getiren önemli bir parçasıdır. Bu özellik sayesinde, kar amacı gütmeyen organizasyonlar ilanlarını kolayca oluşturabilecek, başvuruları takip edebilecek ve gönüllülerle olan iletişimlerini daha verimli bir şekilde yönetebileceklerdir. İlan Yönetimi, hem gönüllüler hem de kurumlar için iş yükünü hafifletecek ve süreçleri daha etkili hale getirecek bir sistem olarak tasarlanmıştır.
Bu özellik, Google formlar veya Excel dosyaları gibi geleneksel yöntemlerin yerine, dijitalleşmiş ve izlenebilir bir yapı sunarak süreci sürdürülebilir hale getirmeyi amaçlar. İlerleyen dönemde yapılacak geliştirmelerle birlikte, bu sistem gönüllü yönetiminde standart bir araç olma yolunda ilerleyecektir.